COST OF VACANCY – die fatalen Kosten einer unbesetzten Stelle

Schaut man sich auf Unternehmenswebsites um und scrollt durch deren Karriereseiten, fallen einem gleich die vielen offenen Stellen auf. Arbeitgeber:innen aus fast jeder Branche suchen händeringend nach Fachkräften. 

Dass der Fachkräftemangel extrem zugenommen hat, dürfte nicht unbemerkt an einem vorbei gezogen sein. Zuletzt betrug die Zahl der offenen Stellen 838.533 im März 2022 (Statista Research Department, 31.03.2022).

Die Pandemie spielt natürlich eine große Rolle, aber es haben sich viele Arbeitnehmer:innen auch Gedanken über ihre aktuelle Arbeitssituation gemacht und schließen sich der “Great Resignation” an, also die Bereitschaft zum Jobwechsel. 

Unternehmen stehen nun vor der großen Herausforderung die offenen Stellen schnellstmöglich zu besetzen. Gerade einige Branchen, wie IT oder Pflege, scheinen fast unmöglich zu besetzen. Und das kostet. Cost of Vacancy ist das Stichwort und bezeichnet die Kosten, die ein Unternehmen trägt, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. 

Auswirkungen einer unbesetzten Stelle

Im Wesentlichen gibt es zwei Gründe, warum eine Stelle vakant ist: Entweder handelt es sich um eine neu geschaffene Position oder ein:e Mitarbeiter:in hat das Unternehmen verlassen. 

Bleibt eine Stelle unbesetzt, bleiben negative Folgen nicht aus. Denn sobald ein Teammitglied fehlt bedeutet das oft – mehr Arbeit für die Kolleg:innen. 

Damit das gleiche Arbeitspensum erledigt werden kann, führt das oftmals zu Überstunden, die die Mitarbeitenden verrichten müssen. Die Folgen sind Unzufriedenheit und Stress. 

Hält dieser Zustand zu lange an, kommt es zu Überarbeitung, Frust, Krankheitsausfällen und im schlimmsten Fall zu Kündigungen. Am Ende entstehen weitere Vakanzen, die der:die Arbeitgeber:in besetzen muss. 

Die Folgen von Fluktuation ziehen sich durch ein Unternehmen, wie ein roter Faden. Wer unter hohem Stress arbeitet und die Arbeit seiner Kolleg:innen auf Dauer übernehmen muss, läuft Gefahr, die verrichtete Arbeit mit weniger Qualität zu vollenden. 

Fehlende Mitarbeitenden und geringere Qualität führen langfristig zu einem Produktivitätsverlust. Fehlende Kapazitäten und der Produktivitätsverlust wirken sich negativ auf die Auftragslage aus. In der Summe führt all das dazu, dass Umsätze und respektiv die Erlöse schrumpfen.

So werden die Kosten unbesetzter Stellen berechnet

Wie hoch diese Kosten sind, kann man anhand einer Formel berechnen, die Dr. John Sullivan, Professor an der San Francisco University und internal renommierter HR-Experte bereits im Jahr 2005 in seinem Artikel “Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers” veröffentlicht hat. 

Dazu benötigt man genau vier Komponenten: das Bruttojahresgehalt der Vakanz, die Arbeitstage im Bundesland, die Anzahl der vakanten Tage der Position und den Wichtigkeitsfaktor der Stelle (1, 2 oder 3) im Unternehmen.

Rechenbeispiel Sales Manager

Ein Unternehmen möchte eine Vertriebsstelle besetzen, die mit einem Bruttojahresgehalt von 58.000 Euro / Jahr angedacht ist. Da die Position einen wichtigen Einfluss auf den Unternehmensumsatz hat, wird die Stelle mit Faktor 3 anvisiert. 

Recruitingzeit: 125 Werktage (6 Monate)

Arbeitstage: 253 (2022 in Hamburg)

(Jahresgehalt : Ø Arbeitstage pro Jahr) x Faktor x Ø Recruitingzeit = CoV

(58.000 Euro / 253 AT) x Faktor 3 x 125 Werktage
= 86.000 Euro 
(ca. 13.760 Euro / Monat)

Diese Kosten veranschaulichen, wie extrem hoch die direkten Kosten sind. Oftmals sind weitere Positionen zu besetzen und die Kosten steigen weiter. Die Auswirkungen auf das Team lassen sich schwer monetär aufzeigen, sind aber ein sehr wichtiger Faktor auf das Qualitätsmanagement, wie eingangs erwähnt. 

Wie hoch sind die Kosten für Recruiting Maßnahmen?

Ein spannender Ansatz besteht darin, nun einmal die Ausgaben für Personalmarketing und Recruitingmaßnahmen gegenüber den errechneten Cost of Vacancy zu stellen. Diese fallen oftmals geringer aus als die Cost of Vacancy. 

Cost of Vacancy vs. Recruitingmaßnahmen.

Ein beliebter Recruitingansatz ist das Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen. Die Kosten variieren je nach Plattform und Paket von rund 700 Euro bis 1700 Euro im Monat.

Würde man Anzeigen auf drei Portalen für 1000 Euro über 6 Monate schalten, entstehen Kosten von rund 18.000 Euro (3 Anzeigen x 1000 Euro x 6 Monate). 
Das wirkt auf den ersten Blick sehr hoch, aber stellt man diese gegen die Cost of Vacancy aus unserem Rechenbeispiel (86.000 Euro), wirken diese wiederum verhältnismäßig gering. 

18.000 Euro (für Anzeigen) vs. 86.000 Euro (Cost of Vacancy)

Ein anderer Ansatz ist der Einsatz von Personaldienstleistern und Headhuntern. In der Regel verlangen diese 25% Provision vom Jahreseinkommen der zu besetzenden Stelle. In unserem Beispiel des Sales Managers wäre das 14.500 Euro. Die Besetzung einer Position passiert durchaus innerhalb eines Monats. 

14.5000 Euro (Vermittlungsprovision) vs. 13.760 Euro pro Monat (Cost of Vacancy)

Sollten man sich dann nicht die Frage stellen, mehr Budget in Recruitingmaßnahmen zu investieren?

Denn so erhöhen sich deutlich die Chancen, Stellen erfolgreich und schnell zu besetzen. Erspart bleiben nicht nur direkte Umsatzeinbußen, sondern auch die Frustration im Team, die am Ende ebenfalls zu Produktionsausfällen führen kann.

Egal, welcher Ansatz gewählt wird, ratsam ist es das Personalmarketing zu stärken und ein strategisch gutes Recruiting aufzubauen. Dazu gehört zum einen ein attraktives Employer-Branding, um sich im Wettbewerb mit anderen Arbeitgeber:innen positiv hervorzuheben. Lohnenswert ist ebenfalls eine Analyse, welche Recruitingkanäle für eine:n Arbeitgeber:in am effektivsten sind. Dazu kann durchaus ein Mix an Kanälen genutzt werden. 

Happy Recruiting!