5 Tipps wie Sie Ihren Remote Recruiting-Prozess optimieren

Die Corona Pandemie hat den Arbeitsmarkt über nahezu alle Branchen hinweg getroffen. Für einige Branchen und Unternehmen geht die Suche nach adäquatem Personal trotz der Corona Krise weiter, andere bereiten sich für die Zeit nach der Krise vor. Aktuell findet das Recruiting weitestgehend aus dem Home Office statt. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Recruiting-Prozesse entsprechend digital anzupassen. Das Thema Remote-Recruiting bekommt hierdurch einen enormen Schub, um entsprechend auf zunehmend volatiler werdende Entwicklungen reagieren zu können.

Eine positive Candidate Experience im Remote Recruiting?

Viele Elemente des Einstellungsprozesses lassen sich auf das Online-Format verlagern: persönliche Bewerbungsgespräche werden durch Videointerviews ersetzt und Online-Assessment-Tools helfen bei der Bewertung der Fähigkeiten von Kandidat*innen. Eine potenzielle Herausforderung bei einem Remote-Einstellungsprozess ist jedoch die Gewährleistung einer optimalen Candidate Experience.

• Wie können eine Nähe und Bindung zum Bewerbenden aufgebaut werden, wenn weitestgehend remote rekrutiert wird?
• Wie gestaltet sich der Einblick in das Unternehmen und die Arbeitsatmosphäre, wenn Kandidat*innen nicht vor Ort sind?

Alexander Schwabe und Kevin Gruca stellen auf Basis ihrer Recruitingerfahrung die fünf relevantesten Punkte zu diesen Fragestellungen dar und geben Handlungsempfehlungen, wie damit umgegangen werden kann.

1. Priorisieren Sie Ihre Kommunikation

Ein vollständig remote gestalteter Rekrutierungsprozess ist wahrscheinlich etwas, mit dem nur wenige Kandidat*innen vertraut sind. Die zusätzliche Ungewissheit, der sich entwickelnden COVID-19-Situation, wird den Stress bei der Jobsuche noch verstärken. Die Art und Weise, wie mit Kandidat*innen kommuniziert wird – sowohl in Bezug auf die Qualität als auch auf die Häufigkeit – prägt deren Wahrnehmung des Unternehmens. Deshalb sollte eine kontinuierliche Kommunikation oberste Priorität haben. Informieren Sie die Bewerber*innen regelmäßig über den Prozess, einschließlich der nächsten Schritte und eventueller Verzögerungen, die ihr Team voraussieht. Es kann hilfreich sein, sich zu Beginn und am Ende eines jeden Arbeitstages 15-30 Minuten Zeit zu nehmen, um auf die Anfragen der Bewerber*innen einzugehen.

Zudem hilft ein Überblick über den Einstellungsprozess gleich im ersten Schritt, realistische Erwartungen sowie etwaige Bedenken bei Kandidat*innen zu klären. Wenn Änderungen im Einstellungsprozess und eventuelle Verzögerungen proaktiv kommuniziert werden, können Verwirrung vermieden und die Erfahrung der Bewerbenden drastisch verbessert werden. Da die Candidate Experience ein wesentlicher Teil der Arbeitgebermarke ist, ist es wichtig, bei Interaktionen eine Bestandsaufnahme zu machen. Fragen Sie sich: „Kommunizieren wir alles und das klar und deutlich, sodass Kandidatinnen einen umfassenden und authentischen Einblick sowie alle benötigten Informationen erhalten?“ Es empfiehlt sich deshalb, die bisherige Kommunikation stets zu überdenken und hinsichtlich Klarheit, Transparenz und Kontinuität entsprechend anzupassen.

2. Sagen Sie richtig ab

Direkt an den ersten Punkt der Kommunikation anschließend ist es, genau wie in einem Onsite-Prozess, besonders wichtig, Wertschätzung bei einer Absage zu vermitteln. Dies ist ein entscheidendes Kriterium für eine positive Candidate Experience, auch wenn es mit der eigentlichen Position nicht geklappt hat.

Natürlich ist es zeitlich nicht immer einfach allen Bewerber*innen ein ausführliches und individuelles Feedback zu geben. Gerade wenn die ersten Screening Calls per Video durchgeführt werden, kann es schwierig werden, jede Absage auch per Video durchzuführen. Allerdings sollte die Distanz im Remote-Prozess nicht dazu führen, dass auch nach mehreren geführten Gesprächen nur standardisierte Absagen verwendet werden. Es ist wichtig sich im Klaren darüber zu sein, dass auch in Video-Interviews die Kandidat*innen einiges an Zeit und Vorbereitung investieren. Wenn im Gespräch deutlich wird, dass sich ein/e Bewerber*in intensiv mit der Stelle auseinandergesetzt und auf das Interview vorbereitet hat, so sollte auch von Seiten der HR-Abteilung eine wertschätzende Absage erfolgen. Alternativ kann mit einer standardisierten Absage gearbeitet werden, die das Angebot enthält, telefonisches Feedback zu vermitteln. Bei dieser Lösung investiert man seine Zeit auch wirklich nur in die Bewerber*innen, denen ein Feedback auch wichtig ist bzw. die noch Fragen zur Entscheidungsfindung haben.

Auch wenn es nicht immer einfach ist dafür zu sorgen, dass abgelehnte Bewerber*innen eine positive Candidate Experience erleben, so kann sich die Mühe durchaus lohnen. Gegebenenfalls passt ein/e Bewerber*in zu einem späteren Zeitpunkt auf eine andere Stelle oder empfiehlt das Unternehmen in ihrem Netzwerk oder Bekanntenkreis weiter. Negative Erfahrungen verbreiten sich deutlich schneller als positive und daher geht besonders beim Thema der Absagen die Candidate Experience mit dem Employer Branding Hand in Hand.

3. Zeigen Sie Ihre Unternehmenskultur

Das Fehlen von persönlichen Gesprächen ist eine der größten Herausforderungen eines Remote-Einstellungsverfahrens. Ohne direkte menschliche Interaktion und die Möglichkeit, ihre Unternehmenskultur aus erster Hand zu erleben, wird die Verbindung zwischen Kandidat*innen zu ihrem Unternehmen erschwert. Ihre Unternehmenskultur ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Employee Value Proposition. Darüber hinaus ist die Möglichkeit, während eines Vorstellungsgesprächs vor Ort ein Gefühl für Ihre Kultur zu bekommen, ein wesentlicher Bestandteil der Candidate Experience. Wie also kann diese in einem Remote-Bewerbungsprozess vermittelt werden? Zeigen Sie ihre Unternehmenskultur auf, indem Sie während des gesamten Recruitingprozesses darauf verweisen, um den Kandidat*innen eine transparente und positive Erfahrung zu vermitteln!

Sie können zu Beginn des Prozesses über Ihre Kernwerte sprechen, damit die Kandidaten mit den zentralen Grundsätzen vertraut sind, die ihr Unternehmen verbinden. Die Methode des Storytellings kann helfen, um Kulturinitiativen, das Mitarbeiterengagement und die Begeisterung ihrer Mitarbeitenden für das Unternehmen zu verdeutlichen. Da die Interaktion mit aktuellen Mitarbeitenden und Teammitgliedern ein guter Weg ist, um einen Eindruck von einem potenziellen Arbeitgeber zu bekommen, empfiehlt es sich virtuelle Zeitfenster einzuräumen, bei denen die Kandidat*innen die Möglichkeit bekommen, ihre möglicherweise zukünftigen Kolleg*innen und die Art der Unternehmenskultur kennenzulernen.

4. Stellen Sie Service-Material zur Verfügung

Ganz nach dem Motto „Don’t tell – Show” sind die richtigen Materialien wichtig, um die Unternehmenskultur zu vermitteln. Wenn es mit dem Team abgesprochen ist, können beispielsweise Steckbriefe der zukünftigen Teammitglieder verschickt werden, damit Bewerbende einen ersten Eindruck vom Team erhalten kann. Diese können verschiedene Informationen wie Ausbildung und fachliche Expertise beinhalten, aber auch Hobbys, andere Interessen oder Buchempfehlungen. An dieser Stelle kann jedes Team selbst kreativ werden und sich überlegen welchen Eindruck man gerne vermitteln möchte.

Weitere Dokumente könnte eine kurze Unternehmensübersicht sein, in der sich neben Organigrammen und Fakten auch Fotos vom Büro und dem zukünftigen Arbeitsplatz befinden. Dadurch bekommen Kandidat*innen schon einen ersten Eindruck wie sich die zukünftige Arbeitsumgebung gestaltet. Wenn es sich um eine Position handelt, die mit einem Umzug des/der Kandidat*in verbunden ist, so können die wesentlichen Informationen zu der neuen Stadt und ggf. die Unterstützung des Unternehmens zusammengefasst und verschickt werden. Besonders bei internationalen Bewerber*innen, die neu nach Deutschland kommen, hat dies einen besonders starken positiven Effekt auf die Candidate Experience.

5. Evaluieren Sie Ihren aktuellen Prozess

Bevor mit der Umstellung des Einstellungsprozesses begonnen wird, sollte die Candidate Experience bewertet werden. Es empfiehlt sich sorgfältig die Touchpoints mit Bewerbenden zu reflektieren und zu überlegen, welche Herausforderungen damit einhergehen, wenn diese auf das Online-Format verlagert oder angepasst werden. Wurde zum Beispiel das erste persönliche oder telefonische Interview durch ein Video-Interview ersetzt, sollte dieser Prozessschritt auf der Homepage aktualisiert werden, um Verwirrung zu vermeiden.

Aus der Vielzahl unserer Interviews hat sich gezeigt, dass viele Bewerbende wissen wollen, wie das Unternehmen mit der COVID-19-Situation umgegangen ist. Zeigen Sie deshalb schon proaktiv, dass und wie Sie damit umgegangen sind. Eine transparente Darstellung eines weitestgehend remote gestalteten Einstellungsprozesses, die Überarbeitung der Karriereseite oder eine Anpassung der remote gestalteten Benefits signalisiert den Bewerbenden proaktiv, dass sich das Unternehmen mit der aktuellen Situation auseinandergesetzt hat. Auch ein aktualisierter FAQ-Bereich oder eine Ergänzung mit zusätzlichem Material, das die Coronavirus-Politik widerspiegelt, kann einen großen Beitrag dazu leisten, Bewerbende zu beruhigen und die Candidate Experience zu verbessern.

Fazit

Im Großen und Ganzen unterscheidet sich der Umgang mit Remote-Bewerbenden nicht allzu stark von dem, wie mit Kandidat*innen während eines „normalen“ Einstellungsprozesses umgegangen wird. Einige Aspekte, die ohnehin wichtig sind, werden in einem Remote Recruitingprozess noch wichtiger. Zeigen Sie die gleiche Aufmerksamkeit, die Sie selbst erwarten würden. Durch Transparenz und Verständnis wird eine positive Candidate Experience für Remote-Kandidatinnen geschaffen, die Jobsuchende schätzen.